Actifs

Comment engager durablement les équipes dans la création de nouvelles formes d’interactions liées à l’arrivée d’une nouvelle technologie ?

Le contexte

Présent à toutes les étapes de projets de construction, NGE, groupe français de BTP, participe à la construction et à la rénovation de grandes infrastructures ainsi qu’à des projets urbains ou de proximité au niveau national et international.

Dans la volonté de renforcer ses capacités en gestion d’affaires et gestion de chantiers, NGE mise sur le digital pour accompagner le développement de son activité.

Ainsi, le groupe a opté pour un plan de transformation numérique articulé d’une part, autour de la solution IFS Application et d’autre part, de l’expertise de SBT en matière d’accompagnement dans la mutation qu’implique la mise en place de nouveaux outils technologiques.

La prise en compte des notions de maîtrise d’usage, de conduite du changement, de gouvernance, de formation, de communication sont au cœur de l’accompagnement de SBT depuis mai 2018.

L'idée

La réussite d’un projet d’implémentation d’un ERP dans une entreprise dépend en grande partie de son acceptation et adoption par ses collaborateurs. 

Afin de susciter et développer l’engagement des collaborateurs nous avons déployé un dispositif en 3 temps : 

  • Fédérer, Motiver
  • S’entraîner, donner les clés 
  • Animer

La solution

Fédérer, Motiver
Pour motiver et fédérer les utilisateurs de ce nouvel ERP, il a été nécessaire de mettre en place plusieurs leviers s’inscrivant dans un plan de communication. Ces leviers sont : 

  • La création d’une identité visuelle propre au projet : un logo, une mascotte… Ainsi que des objects de communication : kakémono, goodies…
  • Un teaser disponible sur intranet et communiqué via une newsletter pour promouvoir le dispositif, dédramatiser la transformation et instaurer une communication positive autour du projet.
  • Une newsletter régulière pour informer sur l’évolution du déploiement de ce nouvel ERP ACT’IFS (dispositif d’accompagnement, digital learning, webinaires, support technique, etc.)
  • Une représentation graphique du process pour retrouver les ressources et ancrer le message.

L’ensemble de ces objets de communication sont animés par plusieurs équipes en lien avec le déploiement de cet ERP : Key User, Équipe projet, Ambassadeurs, Formateurs. Les ambassadeurs ont principalement été recrutés pour être référents et communiquer sur le nouvel ERP. Ces ambassadeurs font partie des collaborateurs impactés par le changement d’ERP.

Une plateforme de communication (Interact’ifs) a également été mise en place afin de centraliser les messages sur les mises à jour, les nouvelles fonctionnalités, le partage d’expériences et d’événements. Les utilisateurs ont la possibilité de liker les différents posts et d’interagir. Cette plateforme participe également à la création d’un sentiment de communauté et est animée régulièrement par un Community Manager.

S’entraîner, donner les clés

La plateforme d’échanges est aussi utilisée pour la formation en mettant à disposition un catalogue de tutos,  un parcours de jeu pour les premiers pas dans l’outil. Pour cela, plusieurs tutoriels sont disponibles. Pour chaque capsule, la prise en main se fait en 2 temps : Temps 1 : « Je te montre comment faire » // Temps 2 : « À toi de jouer, réponds entraîne toi ».

Nous avons également accompagné l’équipe projet dans la création (accompagnement à l’ingénierie pédagogique et réalisation technique) et la mise en place de ses parcours de formation (adaptés en fonction des profils). Les formations sont à la fois présentielles (formation initiale) et distancielles (formation continue et évolutions de l’outil).

C’est désormais l’équipe projet qui crée les capsules distancielles. Ces capsules répondent à l’objectif « Comment faire pour…? » et sont basées sur des cas concrets.

« La présentation du projet était remarquable, claire et limpide, j’en ai fais le compte-rendu à mes équipes ! »

Haroun SIRIEYS – Pilote ACTIFS

Animer

La complexité liée au développement ainsi qu’au déploiement d’un nouvel ERP a exigé dès le départ, la mise en place d’un accompagnement au pilotage sur-mesure (AMOA).

L’équipe de SBT a participé à l’animation des communautés de sponsors, d’ambassadeurs et d’experts. Nous avons fourni aux différents acteurs les clés d’un mode d’animation réussie : stratégie des alliés, animation de communautés, utilisation des outils digitaux, notamment par la mise en place de la plateforme d’échanges : interactifs.fr.

Nous avons également apporté un soutien méthodologique à la gestion de projet par la mise en place in situ d’une cellule PMO en charge de la planification, du suivi de l’avancement et du reporting. 

Notre coaching a favorisé la visibilité et la communication entre les différentes parties prenantes du projet créant ainsi un climat favorisant ses chances de réussite.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter :

Gwenda-Ella EXARTIER

Manager formation

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